Decyzja o otwarciu własnego gabinetu psychologicznego lub psychoterapeutycznego to milowy krok w karierze każdego specjalisty dbającego o zdrowie psychiczne. Przejście na własny rachunek wiąże się jednak nie tylko z wyzwaniami terapeutycznymi, ale przede wszystkim z koniecznością dopełnienia szeregu formalności prawno-organizacyjnych. Wybór formy działalności, rejestracja w odpowiednich rejestrach, kwestie podatkowe, czy właściwe skonstruowanie dokumentacji dla pacjentów to fundamenty, które decydują o bezpieczeństwie i stabilności biznesu. Zrozumienie aspektów prawnych na starcie pozwala uniknąć kosztownych błędów, kar administracyjnych oraz potencjalnych sporów.
Jeśli czujesz się zagubiony w gąszczu przepisów, potrzebujesz pomocy prawnej lub po prostu wsparcia w założeniu gabinetu- zachęcamy do kontaktu! Wystarczy opisać swoją sytuację w wiadomości na adres e-mail: kontakt@psycholog-prawo.pl, skorzystać z formularza lub umówić konsultację pod numerem: 455-516-281.
Formy prowadzenia działalności dla gabinetu psychologa lub psychoterapeuty
Psycholog i psychoterapeuta to w świetle polskiego prawa dwie odrębne kategorie. Psycholodzy są związani ustawą o zawodzie psychologa z 2001 r. Z kolei zawód psychoterapeuty nie posiada ustawowej definicji, a co za tym idzie także ustawowych ograniczeń, co powoduje, że może być on wykonywany przez osoby o różnym wykształceniu bazowym (psychologów, lekarzy, pedagogów), pod warunkiem uzyskania stosownych certyfikatów.
Pamiętajmy jednak, że świadcząc profesjonalne usługi zawsze odpowiadamy za ich jakość! Z prawnego punktu widzenia kwalifikacje mają fundamentalne znaczenie dla odpowiedzialności cywilnej specjalisty. Zgodnie z art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego, należytą staranność w ramach działalności gospodarczej ocenia się z uwzględnieniem zawodowego charakteru tej profesji. Oznacza to, że psychoterapeuta odpowiada jak ekspert, od którego wymaga się znajomości aktualnej wiedzy naukowej, standardów etycznych oraz kodeksów danego nurtu terapeutycznego. Brak doświadczenia, nieznajomość przepisów o tajemnicy zawodowej czy „niedostrzeżenie” nasilających się objawów kryzysu psychotycznego pacjenta nie usprawiedliwiają terapeuty – wręcz przeciwnie, będą stanowić podstawowy zarzut błędu w sztuce w przypadku ewentualnego procesu o zadośćuczynienie.
Dopuszczalne formy działalności dla gabinetów Psychologa i Psychoterapeuty
Działalność nierejestrowana Psychologa i Psychoterapeuty
Działalność nierejestrowana to rozwiązanie stworzone z myślą o osobach, które chcą legalnie przetestować rynek lub traktują prowadzenie psychoterapii jako drobne, dodatkowe źródło dochodu. Z prawnego punktu widzenia nie jesteś wtedy przedsiębiorcą w rozumieniu Kodeksu cywilnego i nie posiadasz wpisu w CEIDG. Jest to swego rodzaju „okres próbny” dla Twojego gabinetu, w którym państwo zwalnia Cię z większości formalności rejestracyjnych na rzecz prostej ewidencji sprzedaży.
Działalność nie wymaga zgłoszenia, ale musisz pilnować, aby nie przekroczyć stale zmieniających się progów przychodu. Nawet nieznacznie przekroczenie nakłada na Ciebie obowiązek dokonania rejestracji.
Jednoosobowa działalność gospodarcza Psychologa i Psychoterapeuty
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) to najpopularniejsza forma prowadzenia prywatnego gabinetu. Wymaga ona już formalnej rejestracji w CEIDG i wiąże się z obowiązkiem podlegania ubezpieczeniom społecznym. Rejestracja w CEIDG jest darmowa i szybka, a z chwilą jej dokonania stajesz się pełnoprawnym przedsiębiorcą.
Zakładając działalność masz prawo wyboru formy opodatkowania: skali podatkowej (zasady ogólne- 12% i 32%), podatku liniowego (19%) lub ryczałtu, którego stawka dla usług opieki zdrowotnej wynosi 14%. W przypadku skali i liniówki możesz obniżać podatki, wrzucając w koszty firmowe wydatki na własną superwizję, wynajem gabinetu, księgowość czy kosztowne szkolenia certyfikujące.
Dla każdego przedsiębiorcy największym kosztem są obowiązkowe składki ZUS, których pełna wysokość może przekraczać 2000 zł miesięcznie. System przewiduje jednak ułatwienia na start: przez pierwsze 6 miesięcy opłacasz wyłącznie składkę zdrowotną (Ulga na start), a przez kolejne 24 miesiące korzystasz z obniżonych składek społecznych (Mały ZUS). Warunki tych ułatwień są opisane poniżej.
Spółki Psychologów i Psychoterapeutów
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej często jest bardzo trudne i wymaga wsparcia kolegów z branży. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem jest spółka. Pozwala ona na wspólne prowadzenie większej praktyki, dzielenie między siebie kosztów jej funkcjonowania i prowadzenie wspólnej bazy pacjentów.
Najprostsza forma to spółka cywilna– czyli umowa łącząca tak naprawdę dwie osobne jednoosobowe działalności gospodarcze. Formalnie nie jest to spółka według prawa handlowego, tylko umowa. W konsekwencji spółka ta nie posiada własnej osobowości prawnej ani zdolności prawnej. W obrocie gospodarczym funkcjonują jej wspólnicy jako odrębni przedsiębiorcy. Forma ta jest wybierana, gdyż jest prosta w założeniu, ma niskie koszty administracyjne oraz nie ma wymogu posiadania kapitału zakładowego na etapie rejestracji. Główną wadą pozostaje jednak solidarna odpowiedzialność wspólników, na mocy której wierzyciel może żądać spłaty całości zobowiązań (w tym odszkodowań) od dowolnego wspólnika. Procedura rejestracji wymaga zawarcia pisemnej umowy spółki, po czym wspólnicy muszą uzyskać wpisy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Spółka jawna jest już typową spółką posiadającą własną osobowość prawną. Pozwala to jej na nabywanie praw i zaciąganie zobowiązań we własnym imieniu, stanowiąc byt odrębny od majątku wspólników, jest to niewątpliwa zaleta tej formy działalności. Największa wada- pełna odpowiedzialność osobista każdego ze wspólników, gdy majątek spółki okaże się niewystarczający na pokrycie zobowiązania. Rejestracja odbywa się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) po uprzednim sporządzeniu umowy spółki na piśmie pod rygorem nieważności.
Odmianą spółki jawnej jest spółka partnerska. Jest ona dedykowana w polskim prawie wyłącznie osobom wykonującym wolne zawody. Największą i fundamentalną zaletą spółki partnerskiej jest konstrukcja odpowiedzialności za błędy w sztuce. Partner nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki powstałe w związku z wykonywaniem wolnego zawodu przez innych partnerów, ani za błędy pracowników, którzy podlegali bezpośredniemu kierownictwu innego partnera. Istnieje jednak jeden kluczowy problem- spółka ta jest przewidywana przez ustawę o zawodzie psychologa, jednak nie przewiduje jej kodeks spółkę handlowych w art. 88. Efekt: założenie spółki partnerskiej przez psychologa jest obecnie niemal niemożliwe, bo jej rejestracji odmawiają sądy.
Osobno należy też omówić spółkę z o.o. (z ograniczoną odpowiedzialnością). Jest to najbardziej zaawansowana struktura. Z jednej strony zapewnia nam największe bezpieczeństwo- wspólnik spółki nie ponosi odpowiedzialności za jej zobowiązania, ale wiąże się to z bardzo wysokimi kosztami księgowości oraz późniejszej likwidacji. W praktyce stosowana jest tylko przy bardzo dużych gabinetach posiadających kilka oddziałów.
Kody PKD dla psychologa i psychoterapeuty – jak poprawnie wypełnić CEIDG?
Podczas rejestracji w CEIDG jedyną trudność powinna sprawić konieczność określenia kodów PKD. W branży psychologów i psychoterapeutów podstawowym kodem od 2025 roku jest kod 86.93.Z, czyli działalność psychologiczna i psychoterapeutyczna, z wyłączeniem lekarskiej. Oznacza on działalność w zakresie zdrowia psychicznego świadczoną przez psychologów i psychoterapeutów, a konkretnie w zakresie porad i leczenia zdrowia psychicznego, z wyłączeniem lekarzy, a także zajęcia z muzykoterapii prowadzone przez psychoterapeutów/psychologów.
Jeżeli jednak nasza działalność ma świadczyć także inne usługi- warto je wskazać w dodatkowych rubrykach. Będą to najczęściej kody: 85.59.B – dla warsztatów i szkoleń, 70.22.Z – dla doradztwa i psychologii biznesu oraz 85.60.Z – dla pomocy psychologiczno-pedagogicznej.
Kody te mają znaczenie głównie statystyczne, w celu uporządkowania przedsiębiorstw w rejestrach. Kody PKD brane są także pod uwagę przy wskazywaniu stawki ryczałtu podatku dochodowego.
W przeszłości miały one ogromne znaczenie przy uzyskaniu pomocy z tytułu negatywnych skutków ograniczeń w okresie pandemii- posiadanie zadeklarowanego kodu PKD dawało prawo do określonego wsparcia finansowego. Wielu przedsiębiorców musiało aktualizować kody lub przed sądem wykazywać, że ich działalność realnie wpisywała się w dany kod, mimo braku jego zadeklarowania.
Psycholog i psychoterapeuta a podatki i ZUS
Jest to niezwykle ważny aspekt każdej działalności. Zrozumienie mechanizmów podatkowo-składkowych pozwala uniknąć bolesnych niespodzianek i zatrzymać większą część wypracowanego zarobku w kieszeni.
Zasady opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej psychologów i psychoterapeutów.
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą mamy możliwość wyboru jednej z trzech form opodatkowania.
Zasady ogólne to najbardziej klasyczna forma. Podatek płaci się od czystego dochodu (przychód minus koszty). Pierwszy próg wynosi 12%, a po przekroczeniu 120 000 zł dochodu rocznego nadwyżka jest opodatkowana stawką 32%. Zaletą jest dostęp do kwoty wolnej od podatku (30 000 zł), możliwość rozliczania się z małżonkiem oraz pełne prawo do odliczania kosztów. Wadą jest bardzo wysoki podatek (32%) po przekroczeniu progu dochodowego. Zasady ogólne są więc idealne, gdy dopiero startujesz, Twoje roczne dochody nie przekroczą 120 000 zł lub gdy ponosisz gigantyczne koszty stałe.
Alternatywą jest podatek liniowy 19%. W modelu tym bez względu na wysokość zarobków stawka podatku wynosi zawsze 19% od dochodu. Zaletą jest stała, przewidywalna stawka przy bardzo wysokich dochodach oraz zachowanie prawa do wrzucania wydatków w koszty firmowe. Minusem będzie zawsze brak kwoty wolnej od podatku oraz utrata większości ulg prorodzinnych. Formę tę warto stosować, gdy Twój gabinet generuje dochody znacznie przewyższające 120 000 zł rocznie, a specyfika Twojej pracy wciąż wymaga generowania dużych kosztów (np. drogie superwizje, wynajem kilku gabinetów, częste szkolenia, samochód służbowy).
Trzecia forma to ryczałt 14% od ogólnej wartości przychodów, bez względu na koszty. Z jednej strony uzyskujemy niską stawkę, ale z drugiej strony tracimy możliwość odliczenia kosztów. Forma ta idealnie sprawdzi się u osób z minimalnymi kosztami np. pracującymi tylko online lub z własnego domu, które jednocześnie mają przychody umożliwiające stosowanie stawki 32% w przypadku zasad ogólnych.
Opłaty ZUS w działalności psychologów i psychoterapeutów.
Składki na ubezpieczenie społeczne są niemożliwe do uniknięcia, a ich pełna wysokość to koszt ponad 2000 zł miesięcznie. Istnieją jednak pewne ułatwienia w płatnościach.
Ulga na start to pierwszy etap, trwający 6 pełnych miesięcy od dnia rejestracji firmy. Zwalnia Cię ona całkowicie z opłacania składek społecznych (emerytalnej, rentowej, wypadkowej, chorobowej). Przez ten czas przelewasz do ZUS wyłącznie składkę zdrowotną. Aby ją maksymalnie wydłużyć, zarejestruj działalność drugiego dnia miesiąca lub później – dzięki temu zyskasz dodatkowy, niepełny miesiąc ulgi gratis. Jednak aby ją uzyskać, musisz być osobą startującą z działalnością gospodarczą po raz pierwszy lub po 5 latach przerwy oraz nie możesz świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy.
Po zakończeniu Ulgi na start masz prawo przez kolejne 24 miesiące płacić składki społeczne od obniżonej podstawy (wynoszącej 30% minimalnego wynagrodzenia). Jest to tak zwany Mały ZUS (ZUS preferencyjny). Łączny koszt składek jest wtedy kilkukrotnie niższy niż standardowy, pełny ZUS.
Rozwiązaniem dla osób, których roczny przychód w poprzednim roku nie przekroczył 120 000 zł jest Mały ZUS Plus. Pozwala na kalkulowanie składek społecznych w oparciu o Twój realny dochód, przedłużając okres niższych opłat o maksymalnie 36 miesięcy.
Dodatkowo każdy przedsiębiorca ma prawo do corocznej możliwości skorzystania z tzw. „wakacji od ZUS„, które zwalniają z opłacania składek społecznych za jeden wybrany miesiąc w roku.
Opodatkowanie i ZUS w spółkach kapitałowych
Spółka z o.o. często określana jest jako idealna forma prowadzenia działalności, która pozwala na ucieczkę od podatków i opłacania ZUS. Jest to najczęściej nieprawda, a lekkomyślne wybranie tej formy może wręcz zmniejszyć nasze zarobki. W praktyce bardzo trudno jest „wyjąć” pieniądze (czyli przenieść pieniądze z konta spółki na konta wspólników) ze spółki bez podwójnego ich opodatkowania. Spółka najpierw zapłaci swój podatek dochodowy 9% lub 19% CIT, a później my zapłacimy 19% od dywidendy lub jeżeli zostaniemy zatrudnieni w spółce- zapłacimy od tego, jak każdy inny pracownik lub zleceniobiorca podatek dochodowy oraz pełny ZUS.
Pamiętajmy też, że jednoosobowa spółka z o.o. ogranicza naszą odpowiedzialność, ale pod kątem opłat ZUS niczym nie różni się od jednoosobowej działalności.
Najważniejsze- spółka z o.o. zawsze będzie wiązała się z droższą pełną księgowością i licznymi obowiązkami wynikającymi z kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o KRS. Tym samym forma ta jest przeznaczona dla gabinetów, których działalność osiągnęła już bardzo duże rozmiary.
Podatek VAT płacony przez psychologów i psychoterapeutów
Z reguły wszelkie usługi podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Jednak w przypadku psychologów i psychoterapeutów mamy możliwość zwolnienia- dopiero po przekroczeniu limitu 240 tys. zł rocznie mamy obowiązek dokonania rejestracji do VAT i doliczania tego podatku do naszego cennika oraz odprowadzać należny podatek do urzędu skarbowego.
Zwolnienie dotyczy tylko psychologów– osób posiadających dyplom magistra psychologii oraz psychoterapeutów posiadających wspomniany dyplom magistra psychologii lub są uznani za osoby wykonujące zawód medyczny w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o działalności leczniczej (np. psychoanalitycy).
Pamiętajmy, że zwolnienie dotyczy tylko usług w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, świadczone w ramach wykonywania konkretnych zawodów. Zwolnieniu nie będą podlegały usługi takie jak: doradztwo zawodowe i coaching, badania wykonywane w celach prawnych i administracyjnych, usługi świadczone przez internet bez diagnozy (np. sprzedaż ebooka-a).
Istnieją przypadki, gdy nie opłaca się korzystanie z wyżej opisanego zwolnienia- jeżeli nie jesteś VAT-owcem, to tracisz możliwość odliczenia Vat. W sytuacji, gdy Twoja działalność wiąże się z dużymi kosztami (szkolenia, zakup sprzętu, wynajem biura, leasing samochodu), to możesz odliczyć zapłacony już VAT od tego, który musiałbyś uiścić od własnych usług. W ten sposób redukujesz swoje zobowiązanie podatkowe.
Regulamin gabinetu, RODO, zgody na terapię i kontrakt – niezbędna dokumentacja gabinetowa
Prawidłowo prowadzona dokumentacja w gabinecie psychologa lub psychoterapii to podstawa bezpieczeństwa prawnego. Nie mówimy tu tylko o dokumentacji z sesji terapeutycznych, ale też dokumentacji regulującej funkcjonowanie gabinetu, relacje z pacjentami, czy też zatrudnienie.
Kluczowym dokumentem w gabinecie jest jego regulamin. Określa ramy organizacyjne współpracy, dając obu stronom poczucie stabilności i przewidywalności co do technicznych aspektów usługi. Musi on zawierać zasady odpłatności, wymiar czasowy sesji, procedury odwoływania wizyt oraz zasady kontaktu poza sesjami.
Regulamin jest z góry akceptowany przez pacjentów zawierających umowę- kontrakt terapeutyczny. Określa on zasady współpracy, takie jak cele terapii i ramy relacji profesjonalnej. Kontrakt musi zawierać wspólnie uzgodniony cel interwencji, przewidywany czas trwania procesu, kryteria zakończenia oraz granice poufności (tajemnicy zawodowej).
Rozpoczynając terapię musimy pozyskać pisemną zgodę pacjenta– legitymizuje ona działania psychologa i jest wyrazem poszanowania podmiotowości pacjenta, który dobrowolnie decyduje się na ingerencję w swoją sferę psychiczną. Jednocześnie, gdy pacjent staje się naszym klientem musi zostać on poinformowany o przetwarzaniu danych osobowych i wyrazić na to zgodę. Mówimy tu o całkowicie osobnym dokumencie stanowiącym tzw. Dokumentację RODO.
Pozostała dokumentacja, choć niezwiązana ze świadczonymi usługami, ma równie kluczowe znaczenie. Umowa najmu lokalu, podnajmu gabinetu innym psychologom lub psychoterapeutom, umowy o pracę, zlecenie, b2b również wymagają profesjonalnego podejścia i właściwego uregulowania praw i obowiązków stron. Skorzystanie z darmowych wzorów lub wzorów stosowanych przez inne praktyki może prowadzić do bardzo daleko idących konsekwencji prawnych. Wadliwe umowy najmu mogą źle zabezpieczać nasze interesy, utrudniać korzystanie z lokalu, a w skrajnych przypadkach prowadzić do konfliktów sądowych. Błędnie ukształtowana umowa zlecenia lub b2b mogą skutkować ustaleniem stosunku pracy i idących za tym konieczności opłacenia zaległych składek, wypłaty ekwiwalentów, a nawet zapłaty grzywny.
Pomoc radcy prawnego w zakładaniu działalności gospodarczej przez psychologa lub psychoterapeutę
Założenie gabinetu psychologicznego lub psychoterapeutycznego wymaga nie tylko przygotowania zawodowego, ale również świadomego podejścia do kwestii prawnych. Wybór odpowiedniej formy działalności, prawidłowa rejestracja, przygotowanie dokumentacji oraz zapewnienie zgodności z przepisami RODO i ewentualnymi regulacjami dotyczącymi działalności leczniczej mają kluczowe znaczenie dla bezpiecznego prowadzenia praktyki.
Wsparcie radcy prawnego może znacząco ułatwić cały proces – od wyboru optymalnej formy działalności, przez przygotowanie kompletnej i dostosowanej do specyfiki gabinetu dokumentacji, aż po bieżące doradztwo i reprezentację w sporach. Profesjonalna pomoc pozwala uniknąć kosztownych błędów i skupić się na pracy z pacjentami.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia prawnego- skontaktuj się z nami już dziś! Wyślij wiadomości na adres e-mail: kontakt@psycholog-prawo.pl, skorzystać z formularza lub umówić konsultację pod numerem: 455-516-281.
Autor: radca prawny Bartosz Kowalewski